|
В процессе деятельности любого предприятия, государственного или коммерческого, неизбежно накапливается немалый объём документов, которые должны быть разобраны по отдельным папкам, систематизированы и храниться в архивах предприятия. Однако со временем число документов возрастает до такой степени, что становится затруднительно отыскать действительно нужную информацию в ворохе бухгалтерских ведомостей, приказов и распоряжений руководителя, а также нормативных актов. Создаваемый при этом хаос мешает нормальному функционированию всего офиса. Скопившиеся документы отнимают ценное пространство помещения, мешают сотрудникам организации выполнять свои должностные обязанности. В этом случае верным решением будет утилизировать ставшие ненужными документы, освободив пространство в офисе и наведя порядок в документообороте предприятия.
Порядок утилизации документов
Нельзя просто отправить ненужные бумаги в архив с последующим их уничтожением. Важно соблюсти юридически грамотный порядок при утилизации документов. Для этого в рамках конкретной фирмы должна быть создана специальная комиссия, в состав которой войдут наиболее компетентные и опытные сотрудники. На основании тщательного исследования информации в представленных официальных бумагах члены комиссии принимают решение о необходимости уничтожения ненужных документов. При этом проводится всесторонний анализ и оценка сведений, содержащихся в документации предприятия.
Особенно важно соблюсти такой порядок в процессе утилизации документов, которые могут содержать коммерческую тайну. В этом случае есть риск, что секретная информация, содержащаяся на бумажных носителях или пластиковых картах, может попасть в руки конкурентов или злоумышленников. Это грозит любой компании серьёзными финансовыми потерями. Чтобы их избежать, можно доверить утилизацию документов специализированной организации, где всю архивную документацию уничтожат с помощью шредерного оборудования, сохранив при этом конфиденциальность. Подробнее об этом.
Способы утилизации
Можно, конечно, вывезти архивные бумаги за территорию предприятия и там сжечь. Однако это может повлечь административный штраф, и такой способ оправдан лишь при небольших бумажных объёмах. В случае значительного количества документов для их надёжной утилизации применяют различные методы. Промышленный шредер и пресс быстро измельчат и спрессуют все бумажные носители. Доступный и малозатратный способ уничтожить офисные архивы. Высокотемпературная печь поможет избавиться от пластиковых карт, например, а также секретной документации. Надёжно и наверняка. Автомобиль-шредер – мобильный способ утилизировать ненужные бумаги фирмы на её территории. Такой вариант оправдан при больших объёмах документов, когда отвозить их куда-либо невыгодно.
Современное оборудование, предназначенное для утилизации документов, обеспечит их надёжное уничтожение. Бумажные носители при этом будут измельчены, перемешаны и спрессованы в компактные брикеты. Информация, содержащаяся в таких бумагах, становится более недоступной и не подлежит восстановлению. Это сохранит коммерческую тайну предприятия, обезопасив его от возможных финансовых потерь, а освободившееся пространство в офисе может быть вновь использовано с пользой. При этом действительно важные документы будут всегда под рукой, а сотрудники фирмы не станут терять своё время, копаясь в архивах в попытках отыскать нужную ведомость или приказ.
Важно отметить, что утилизации могут подвергаться документы, которые не содержат в своём составе вредные, токсичные вещества, а также материалы, непригодные для дальнейшей переработки.
|
