От того, насколько правильно будет выбрана копировальная техника для офиса, во многом зависит оптимальность рабочих процессов ряда важнейших подразделений компании. Чтобы подобрать подходящий лазерный принтер или другую офисную технику - первым делом нужно определить ту область задач, которые с их помощью будут разрешаться.
Итак, учитывая характеристики и свойства основных типов офисных устройств, можно определить область предназначения каждого из них.
Так, в офисе может использоваться копировальная техника следующих видов:
- матричное печатающее устройство разнообразных моделей для экономичной быстрой печати текстовых и табличных материалов;
- струйный принтер для высококачественной печати фотографий, картинок и прочих разнообразных цветных документов;
- лазерный принтер для качественной оперативной печати текстов, таблиц, графиков, диаграмм и прочих изображений;
- офисные многофункциональные устройства (МФУ), с помощью которых можно решать ряд задач - печатать тексты, таблицы, диаграммы, графики, копировать и сканировать документы и передавать факсы;
- струйные плоттеры - специальные аппараты, предназначенные для широкоформатной (больше А3) печати документов
Перед тем как покупать копировальную технику необходимо определиться с форматом и цветом будущих напечатанных документов. Если предполагается печать преимущественно черно-белых документов, то целесообразно выбрать монохромный лазерный принтер, печать на котором позволит экономично расходовать картридж.
В большинстве офисов монохромные лазерные принтеры занимают важнейшие позиции, превосходно - оперативно и эффективно справляясь с поставленными перед ними задачами высокоскоростного печатания документов.
Однако важно учитывать, что технологические особенности этого актуального вида офисной техники накладывают некоторые ограничения на типы используемой бумаги.
Так, лазерный аппарат "настороженно относится" к мелованной глянцевой бумаге, а также к тисненой бумаге с разными текстурами. Эти виды бумаги плохо соотносятся с тонером, что не только загрязняет печатаемые документы, но и может "устроить" преждевременный выход оборудования из строя.
Так что основной рабочий материал для него - стандартная бумага для офиса. Можно также производить печать на конвертах, наклейках и любых других бумажных формах, которые подходят по размеру и не имеют глянцевого покрытия.
Вместе с тем, сегодня выпускается специализированная глянцевая бумага разных видов, предназначенная для лазерной печати. Но ее обычно используют профессиональные цифровые мини-типографии.