Аутсорсинг, то есть передача части производственных процессов другой компании, все шире используется для оптимизации расходов и увеличения производительности работы во многих компаниях. Теперь очередь дошла и до аутсорсинга офисной печати.
Наличие современной офисной техники – необходимое условие стабильной работы любой компании. Но большое количество различных документов, которые нужно распечатать, становится головной болью для директоров предприятий и организаций. Ведь вначале нужно потратить время на поиск и сравнение разных моделей офисной техники. Потом оплата и доставка в офис. В самом офисе технику нужно грамотно настроить перед запуском. И это только начало. Офисную технику нужно обслуживать, покупать расходные материалы. А если что-то сломается, нужно найти профессионалов, которые смогут это быстро починить или заменить на новое. Теперь, с развитием аутсорсинга офисной техники, все эти проблемы на себя берет компания-исполнитель.
Работа начинается с того, что проводится мониторинг работы офиса, чтобы определить потребности компании в тех или иных видах и моделях техники, в зависимости от выполняемых задач. Чаще всего такие компании, как http://www.copy-consulting.ru/, работают с ведущими производителями офисной техники, а значит, могут предоставить широкий ассортимент и низкие цены. А учитывая, что обслуживающий персонал проходит стажировку в учебных центрах производителей, то можно быть спокойным и за обслуживание техники.
Поставки оборудования обычно занимают обычно не более двух-трех дней, если только оборудование не специализированное. Сотрудники компании проводят установку и настройку техники, и уже через несколько дней офис готов к полноценной работе.
Сроки заключения договоров на аутсорсинг офисной техники колеблются от пары месяцев до нескольких лет. Причем, чем больше срок аренды, тем выгоднее условия сделки. На весь срок договора компания-исполнитель берет на себя обязательства по полному обслуживанию арендованной техники и снабжение офиса расходными материалами. Такие условия очень выгодны для компании-заказчика.
Что касается оплаты аренды, то, чаще всего, распространен вариант, когда заказчик платит только за количество сделанных копий. В стоимость одной копии входит и аренда техники, и оплата расходных материалов, и обслуживание. Такой способ оплаты удобен как заказчикам, так и исполнителям. У исполнителя отпадает необходимость расчета каждой из статей работы, а заказчик производит оплату только за количество сделанных копий, которые легко подсчитать. Хотя, конечно, существуют и другие условия оплаты. Но в любом случае, в среднем, экономия на печати при аутсорсинге достигает 30 и более процентов от стоимости.
Офисную печать на аутсорсинг отдают и государственные, и частные компании, средний и крупный бизнес. Клиентами подобных фирм в России являются Орифлейм, Райффайзенбанк, ТетраПак и другие компании. Что говорит о высоком качестве предлагаемых услуг и выгодной ценовой политике.
Но, при всех плюсах аутсорсинга офисной печати, следует заметить, что выгоден он компаниям, где печать не является основным видом деятельности компании, и объем печати не сопоставим с другими производственными процессами. В противном случае, есть смысл купить офисную технику в собственность, хотя это и будет стоить дополнительных расходов. Но для компаний, где офисная печать является большой, но не главной производственной необходимостью, аутсорсинг может стать хорошим финансовым подспорьем. Главное, выбрать для этих целей надежную компанию-партнера.