Офисная деятельность любой организации буквально пронизана разнонаправленными потоками входящих, исходящих, служебных документов. Организовать эти потоки призваны системы автоматизации документооборота (СЭДО), которые в зависимости от вменяемых им задач наделяются разными функциями.
Функции, характеризующие работу СЭДО
Очевидно, что системы автоматизации документного оборота банка будут отличаться от программ, заточенных под движение бумаг торговой организации или производственного концерна. Однако любая СЭДО наделена типовыми функциями, без которых документооборот невозможен или неэффективен.
Во-первых, должна быть обеспечена сохранность, удобный поиск документов и безопасность информации, заключенной в них. Во-вторых, канцелярии необходимы готовые шаблоны и возможность вводить в практику новые образцы документов. В-третьих, автоматизация маршрутов движения бумаг – еще одна из главных функций СЭДО. В-четвертых, программа должна предоставлять возможность получения аналитических отчетов по любой операции, направлению деятельности.
Какие задачи решают СЭДО
Руководителям предприятий, служб, концернов автоматизация документного потока оказывает неоценимую услугу, а именно, возможность контроля и абсолютную прозрачность всей деятельности организации. Исполнительская дисциплина работников повышается за счет того, что руководитель процесса в любой момент имеет возможность проконтролировать место нахождения нужного документа и соответственно идентифицировать ответственного на каждом этапе прохождения документа.
С внедрением системы автоматизации документооборота сокращается время на такие операции, как создание документа, его поиск, согласование, сам документопоток ускоряется, позволяя сократить этап согласований и приблизить реализацию задачи.
Автоматизация документопотока обеспечивает повышение конфиденциальности сведений, передаваемых с ним, поскольку все действия с документами оставляют соответствующую запись в программе. Укрепление связей между работниками, обеспечивающими непрерывность цепочки движения документа, способствует повышению корпоративной культуры.
Обучение работников ведению новых операций с внедрением СЭДО становится легко решаемой задачей, поскольку в режиме автоматического оповещения ведется пересылка вводимых в практику нормативов, шаблонов, новых маршрутов движения документа.
Виды систем автоматизации документооборота
Сегодня можно установить универсальные системы автоматизированного документооборота, индивидуальные и комбинированные. Различаются они как наличием или отсутствием персонификации относительно документооборота предприятия, так и степенью сложности обслуживания системы, разнообразием ее функциональных возможностей.
Универсальные программы, или платформы для быстрого создания корпоративных систем, имея стандартный набор функций, могут быть без доработок использованы на предприятии с небольшой по объему и малоразвитой документной базой. Ряд достоинств, такие как невысокая стоимость, короткий срок установки и введения в эксплуатацию, делает такие платформы особо востребованным программным продуктом. Фирма может установить комплексную автоматизированную систему узкого профиля: для автоматизации бизнес-процессов, создания систем управления документами или персоналом.
Иногда целесообразнее заказать разработку индивидуальной СЭДО строго под специфику деятельности корпорации. В этом случае на основе исследования и анализа документопотоков организации создается уникальная электронная программа, обслуживание которой потребует обучения сотрудников и закупки соответствующего оборудования. При этом очевидно, что персонифицированные системы автоматизации наиболее эффективно смогут обеспечить конфиденциальность, сохранность, непрерывность, точность и быстроту движения документооборота предприятия.